Artykuł przeniesiony na nową stronę o zarządzaniu czasem.

W dzisiejszych czasach często narzekamy na brak czasu oraz nadmiar spadających na nas obowiązków. Często borykamy się z wyborem pomiędzy własnymi przyjemnościami a pilnymi obowiązkami. Nie znajdujemy czasu dla naszych bliskich i znajomych, natomiast szef oczekuje od nas większego zaangażowania i dyspozycyjności. Nieraz marzymy o tym by doba trwała 48 godzin, tak abyśmy zdążyli zrealizować wszystko, co uprzednio chcieliśmy. Jednak często jest to złudne wrażenie wynikające z niemożności racjonalnego rozplanowania naszego dnia, tygodnia, miesiąca. Istnieje wiele sposobów na odpowiednie zarządzanie czasem, jednym z nich jest Macierz Eisenhower’a

Czym jest Macierz Eisenhower'a

Jeden ze znanych prezydentów Stanów Zjednoczonych – Dwight D. Eisenhower słynął nie tylko ze swojej mądrości ale również, a może przede wszystkim ze świetnego zarządzania własnym czasem. Jest on twórcą tzw. Macierzy Eisenhowera nazywanej również Polem/ Siatką/Systemem/Kwadratem Eisenhowera. Popularna jest również nazwa – Matryca Priorytetów.

Macierz Eisenhowera jest jednym z popularnych sposobów rozplanowania czasu. Swoją budową przypomina układ współrzędnych, gdzie rzędną jest ważność danego działania natomiast odciętą – jego pilność.

Jednak tak naprawdę nie liczy się jaką formę przyjmie nasze rozplanowanie zadań (macierzy, tabeli, czy zwykłego podziału wg punktów). Najważniejsze w jej realizacji jest odpowiednie rozdzielenie czynności. Często mamy dylemat, czy nasze zadania możemy uznać za mało ważne lub mało pilne? Czy możemy ich nie wykonywać lub zlecić ich realizację komuś innemu?

Jak jej używać

Aby poprawnie stosować macierz Eisenhowera należy zrozumieć oraz stosownie wyselekcjonować rzeczy ważne i pilne. Oczywiście wpływa na to wiele czynników: priorytety osobiste, wartości emocjonalne, wartości finansowe, priorytety innych, zmiany terminów oraz wiele innych.

Musimy się zatem skupić na czynnościach najistotniejszych dla nas oraz ludzi dla nas ważnych. Nie możemy stawiać na tym samym miejscu przygotowania istotnych zestawienia dla szefa oraz spotkania z nielubianymi koleżankami.

Jak należy interpretować podział w Macierzy Eisenhowera:

Ćwiartka A: rzeczy ważne ale również pilne, które powinniśmy zrealizować sami lub zlecić komuś do wykonania ( w natłoku innych spraw). Czynności te musimy wykonać jak najszybciej, ponieważ ich niewykonanie może spowodować daleko idące konsekwencje, w tym również nawał dodatkowej pracy. Czynności które możemy zaliczyć do tej ćwiartki to zazwyczaj sytuacje nagłe, trudne do przewidzenia, lub skutki zaniedbania i niewykonywania regularnej pracy. Możemy do nich zaliczyć: sytuacje kryzysowe, efekt niewykonanych wcześniej zadań.

Ćwiartka B: rzeczy ważne ale nie pilne, które możemy rozłożyć w czasie lub wykonywać regularnie. Przykłady czynności które mogłyby się znaleźć w tej części to: ćwiczenia fizyczne, przygotowania do ważnego ale odległego projektu, regularna praca nad sobą i własnym rozwojem.

Ćwiartka C: rzeczy pilne, jednak mało ważne – powinniśmy wykonać lub zlecić w drugiej kolejności, zaraz po zadaniach z części A. Czynności z tego pola nie są istotne lecz wymagają jak najszybszej realizacji, możemy do nich zaliczyć np. uregulowanie rachunków lub wizytę u fryzjera (chociaż ta ostatnia jest uzależniona od indywidualnych preferencji).

Ćwiartka D: rzeczy mało ważne i mało pilne – jednym słowem – ignoruj. Najlepszym miejscem dla czynności z tej części jest kosz. Nie są one dla nas istotne, więc bez trudu powinniśmy się ich pozbyć. Zazwyczaj to one są tzw. pożeraczami czasu – bezcelowe patrzenie w TV podczas nudnego programu, całogodzinne granie w gry komputerowe, próby czytania książki podczas złego samopoczucia.

Oczywiście trudno jest nakreślić uniwersalny schemat postępowania ponieważ, jak już wspomniałam wszystko jest uzależnione od naszych prywatnych preferencji. Są jednak pewne wskazówki postępowania do których powinniśmy się zastosować:

• Jeśli okaże się, że mamy najwięcej rzeczy pilnych oraz ważnych musimy się zastanowić, czemu tak jest. Może nie wszystkie są tak istotne, jak myślimy, może część z nich możemy przełożyć lub wykonywać etapami – regularnie rozłożone w czasie.
• Jeśli w swojej macierzy umieściliśmy mało rzeczy nieważnych i niepilnych wtedy powinniśmy poświęcić chwile na ponowną analizę naszej matrycy. Zawsze znajdzie się coś co stanowi mało ważny obowiązek, więc nie bójmy się umieścić go w odpowiednim miejscu.
• Pamiętajmy, że rzeczy pilne to takie, które musimy zrobić w ciągu kilku najbliższych godzin lub tego samego dnia. Wszystko co możemy przesunąć lub jest zaplanowane na termin odleglejszy stanowi zadanie mniej pilne i dlatego będzie się znajdowało w ćwiartce B.

Zalety

Stosowanie Macierzy Eisenhowera umożliwia samodzielne rozplanowanie własnego czasu. Jest sposobem szybkim, łatwym i dającym bezpośredni wgląd w listę zadań do wykonania. Ponad to pozwala na w miarę swobodne gospodarowanie własnym czasem, samodzielne dobieranie priorytetów.

Z założeń Macierzy korzystają menadżerzy, jak również ludzie, którzy chcą racjonalnie zaplanować swój czas. Używając tego narzędzia samodzielnie wybieramy zadania, które są dla nas ważne oraz pilne.

Wady

Poprawne użytkowanie Macierzy Eisenhowera nie wiąże się z żadnymi skutkami ubocznymi. Jednak czasami możemy spotkać się z trudnościami wynikającymi ze złego zaklasyfikowania czynności do określonych ćwiartek. Często boimy się również powierzyć określone zadania innym osobom – uważamy, że my wykonamy je lepiej lub szybciej. Napotykamy również trudność w określeniu czynności, które możemy umieścić w ostatniej ćwiartce – zastanawiamy się, czy na pewno są one stratą naszego cennego czasu, zapominamy również, że należy nam się jakaś ilość czasu przeznaczonego tylko dla nas – na relaks i rozrywkę.

Podsumowanie

Macierz Eisenhowera jest jednym z narzędzi w trudnym procesie planowania czasu. Musimy pamiętać, że nie należy polegać tylko i wyłącznie na niej. Zawsze powinniśmy korzystać również ze sprzętu, który może nam pomóc w bardziej szczegółowym zarządzaniem naszym czasem – kalendarzem spotkań, terminarzami dziennymi oraz tygodniowymi, terminarzami w formie elektronicznej oraz wieloma innymi.

autor: Magdalena Cerecka

Więcej o zarządzaniu czasem w pozycji – Efektywne zarządzanie czasem.

Niniejszy artykuł pochodzi z  darmowego szkolenia z zarządzania czasem, celami i zadaniami. Jeśli chcesz wiedzieć więcej to polecam książkę 'Działaj skutecznie'. Możesz również zapisać się na to szkolenie korzystając z poniższego formularza:

Szanuję Twoją prywatność. W każdej chwili możesz

wypisać się z tej listy klikając w link na końcu każdego maila.